Las universidades, instituciones y escuelas de educación superior tienen como obligación registrar y depositar todos los trabajos conducentes a grados y títulos, incluyendo los metadatos en sus repositorios institucionales precisando si son de acceso abierto, restringido, con un periodo de embargo o con la condición cerrada, contando con la autorización previa y por escrito de los autores de los trabajos para su reproducción y comunicación pública con el fin de evitar cualquier afectación a los derechos de autor conforme el marco normativo vigente (Reglamento RENATI, artículo 12.2). 

Las personas naturales que solicitan el reconocimiento de un grado y/o título otorgado en el extranjero pueden requerir el alojamiento del trabajo por el cual obtuvieron dicho grado o título en el Recolector Digital RENATI, en caso se haya utilizado esta modalidad para la obtención del grado o título respectivo (Reglamento RENATI, artículo 19.1).